Pasos Esenciales Para Llevar a Cabo la Auditoría Continua.

La auditoría continua ha emergido como una metodología de gran aceptación en el actual entorno tecnológico y empresarial. Esta innovadora práctica ofrece una forma más efectiva y proactiva de supervisar y gestionar riesgos, así como de detectar anomalías y errores en los procesos de una organización. A través de la implementación de auditorías continuas, las empresas pueden fortalecer su control interno y tomar decisiones basadas en datos en tiempo real. En este artículo, exploraremos los pasos clave involucrados en la auditoría continua y cómo un gerente de auditoría continua puede liderar este proceso de manera efectiva.

Pasos Fundamentales en la Auditoría Continua

La auditoría continua no es un enfoque aislado, sino un proceso continuo que involucra varios pasos esenciales:

1. Establecer Áreas Prioritarias

El primer paso crucial en la auditoría continua es la identificación de las áreas de la organización que deben someterse a una auditoría continua. Esta decisión debe formar parte del plan anual de auditoría interna y del programa de gestión de riesgos de la empresa. Los auditores internos y los gerentes deben llevar a cabo las siguientes actividades:

• Identificar los procesos críticos que requieren una auditoría continua, desglosando y calificando las áreas de riesgo.
• Evaluar la disponibilidad de datos necesarios para llevar a cabo la auditoría continua en estas áreas de riesgo.
• Analizar los costos y beneficios de implementar un proceso de auditoría continua en una área de riesgo específica.
• Considerar las implicaciones a nivel corporativo de llevar a cabo auditorías continuas en una área o función particular.

Optar por las primeras aplicaciones de auditoría continua, donde la obtención rápida de resultados pueda ser de gran valor para la organización.Una vez que se haya completado con éxito un proyecto de demostración, negociar con diversas partes interesadas y áreas de auditoría interna, si es necesario, para implementar un plan a largo plazo.

2. Establecer Reglas de Monitoreo y Auditoría Continua

El segundo paso implica la definición de las reglas o análisis que guiarán la actividad de auditoría continua. Estas reglas deben programarse, repetirse con regularidad y ajustarse cuando sea necesario. Por ejemplo, en el caso de las instituciones financieras, podrían monitorear todas las cuentas corrientes diariamente, extrayendo archivos que cumplan con criterios específicos, como saldos de deuda que superen el 20% del umbral del préstamo y un saldo superior a $1,000.

3. Definir la Frecuencia del Proceso

La frecuencia del proceso de auditoría continua debe ser cuidadosamente evaluada. Los auditores deben considerar el ritmo natural del proceso auditado, los tiempos de los procesos informáticos y comerciales, así como la disponibilidad de auditores capacitados o con experiencia en auditoría continua. Es importante realizar una evaluación de la relación costo-beneficio antes de iniciar el monitoreo continuo en una área específica. Además, el uso de herramientas como un panel de control de auditoría puede ayudar a ajustar las frecuencias y parámetros según sea necesario.

4. Configurar los Parámetros de Auditoría Continua

Las reglas utilizadas en cada área de auditoría deben configurarse antes de implementar el procedimiento de auditoría continua. Además, la frecuencia de cada parámetro podría requerir ajustes después de su configuración inicial, en función de los resultados del monitoreo de la actividad. Por tanto, es fundamental definir las reglas, los parámetros iniciales y la frecuencia antes de iniciar el proceso de auditoría continua y ajustarlos según los hallazgos del monitoreo.

5. Realizar Seguimiento

El manejo de alarmas y errores detectados es otro aspecto crítico. Las decisiones sobre quién recibirá las alarmas, como gerentes de línea, auditores internos o ambos, deben ser claras y definidas. Generalmente, las alarmas se envían al gerente de procesos, al supervisor directo del gerente o al auditor a cargo del proceso de auditoría continua. El seguimiento debe llevarse a cabo de acuerdo con el proceso establecido para la auditoría continua.

6. Comunicar Resultados

Un último aspecto importante es la forma de comunicar los resultados a los auditados. La comunicación debe ser independiente y coherente. Por ejemplo, si se generan múltiples alarmas del sistema y se distribuyen a varios auditados, es crucial seguir un proceso consistente antes de compartir la información y establecer directrices detalladas para abordar las consideraciones individuales. Además, se deben desarrollar e implementar pautas de comunicación y procedimientos de seguimiento que tengan en cuenta el riesgo de colusión, ya que la mayoría de los fraudes suelen ser colusivos y pueden ser llevados a cabo por partes internas o externas.

En conclusión, la auditoría continua representa una metodología esencial en el entorno tecnológico actual, permitiendo a las organizaciones fortalecer su control interno, identificar riesgos y tomar decisiones basadas en datos en tiempo real. Los pasos fundamentales en la auditoría continua, desde la identificación de áreas prioritarias hasta la comunicación de resultados, son esenciales para garantizar el éxito de este proceso. Un gerente de auditoría continua desempeña un papel crucial en la planificación, implementación y supervisión de este proceso, asegurando que la organización esté preparada para abordar los desafíos y oportunidades que surgen en el mundo empresarial en constante evolución. La auditoría continua no solo es una práctica recomendada, sino una necesidad en el panorama empresarial actual.