De manera similar a las organizaciones que son clientes, las firmas de auditoría mustean optimizar sus procesos de gestión como parte de su búsqueda continua de mejora y crecimiento. Siempre se aspira a un funcionamiento más eficiente de la firma. De manera constante (y a menudo al inicio de cada año), se deben llevar a cabo actividades como la revisión de la documentación que pueda eliminarse o desecharse, ya sea en formato físico o digital; es necesario analizar los informes financieros, evaluar la cartera de clientes y ejecutar varias otras acciones con el propósito de maximizar los aspectos financieros de la firma.
No obstante, existen una serie de prácticas que contribuyen a la operación general de la firma y favorecen su éxito en general. A continuación, se presentan algunas de estas prácticas:
Vigilancia de los gastos
Por lo general, los auditores solicitan a sus clientes llevar un seguimiento detallado de todos los pagos de facturas, recibos de suscripciones y compras. Sin embargo, es igualmente importante evaluar si esta supervisión se realiza también internamente en la firma. Es crucial examinar los diversos desembolsos, desde el software de contabilidad hasta los costos de alquiler y servicios públicos de la oficina, el servicio de Internet, las comidas de negocios y otros gastos operativos. Aunque durante períodos de alta carga de trabajo, el seguimiento puede ser más complejo debido al tiempo y recursos que demanda, no es un aspecto que deba pasarse por alto. Se recomienda auditar la firma misma, evaluar los resultados y emprender acciones de mejora en base a ellos.
Formación del equipo para casos de rotación
En los últimos años, hemos sido testigos de una significativa rotación de empleados en diversos sectores e industrias, lo que ha ocasionado desafíos para las empresas y las firmas no son una excepción. Por lo tanto, es vital asegurarse de que la firma esté preparada para afrontar la rotación de personal a través de la capacitación cruzada de los empleados, permitiéndoles asumir múltiples roles. Esto garantiza la continuidad operativa sin interrupciones ni complicaciones significativas, lo cual es especialmente crucial si un miembro del equipo decide abandonar su posición durante períodos de alta actividad.
En ocasiones, resulta beneficioso brindar capacitación a un empleado en tareas similares a las que ya realiza, ya que este proceso de aprendizaje y adaptación suele ser más rápido. En caso de necesitar un reemplazo o sustitución, la transición puede llevarse a cabo de manera más ágil.
Normalización de los procedimientos operativos
Al igual que se aconseja a los clientes, los auditores recomiendan con frecuencia la estandarización de los procedimientos para agilizar procesos y mejorar la eficiencia en las organizaciones. Esta recomendación también es aplicable internamente en las firmas. La implementación de Procedimientos Operativos Estandarizados (POE o SOP por sus siglas en inglés) es común en la actualidad. Desde plantillas de correos electrónicos para la adquisición y incorporación de clientes, hasta formatos para planificación, presupuestos y seguimiento, estos son empleados de manera regular en diversas organizaciones.
Estos POE o SOP suelen clasificarse en tres tipos: paso a paso, jerárquico y diagramas de flujo. Ciertos procesos de negocio se adaptan mejor a uno u otro tipo según su complejidad. Los SOP paso a paso son ideales para procesos más simples, desglosando las tareas en una lista numerada y ofreciendo instrucciones detalladas para cada una. Este enfoque debe ser lo suficientemente claro para que un nuevo empleado pueda seguirlo sin dificultades. Por otro lado, los POE jerárquicos emplean un enfoque de arriba hacia abajo para descomponer los procesos. Suelen establecer políticas que definen el alcance del POE, describen los pasos para completar un proceso y las responsabilidades de los involucrados. Además, brindan orientación adicional para cumplir con estándares de calidad y establecen sistemas de registro para garantizar la conformidad con las políticas internas y las regulaciones de la industria. El tercer tipo es el diagrama de flujo, que permite definir lógicas condicionales y ayuda a crear flujos de trabajo más eficientes.
La implementación de SOP para diversos procesos internos en la firma facilitará a los nuevos empleados comprender los procedimientos y minimizará los problemas. Resulta conveniente contar con un portal basado en la nube de fácil acceso que contenga plantillas variadas, guías de instrucciones, descripciones paso a paso de procesos, videos instructivos y otros recursos a los cuales los empleados puedan acceder en cualquier momento.
Desvinculación de funciones y responsabilidades
Esta es una de las recomendaciones más comunes que hacen los auditores. Dado que en muchas firmas de auditoría se encargan internamente de la contabilidad del negocio, es esencial que cada puesto en esta área tenga acceso solo a módulos específicos dentro del sistema contable. No es aconsejable permitir que todos los empleados de contabilidad accedan a todos los módulos, ya que podría abrir la puerta a fraudes, colusiones u otros problemas importantes que perjudicarían a la firma. Por ejemplo, los empleados de nómina solo deberían tener acceso al módulo de nómina, y la persona que registra las facturas de cuentas por pagar no debería ser la misma que realiza transferencias. Limitar el acceso contribuirá a prevenir posibles problemas.
Copia de seguridad de programas y archivos
Otra recomendación habitual por parte de los auditores es realizar copias de seguridad tanto del software como de los archivos de los clientes, y conservar estas copias en un lugar fuera de las instalaciones de la organización. Es importante asegurarse de que en la firma se apliquen medidas similares para la protección y conservación de aplicaciones, programas y archivos. Además, es fundamental realizar pruebas periódicas de restauración de la información para garantizar su calidad y funcionalidad. Esto contribuirá a evitar interrupciones y a mantener un funcionamiento sin problemas del negocio.
No debemos olvidar que la firma de auditoría en sí debe considerarse como un cliente primordial. Es crucial aprovechar las experiencias adquiridas en diversos escenarios para implementar los mejores controles en la propia firma, cuando sea pertinente. Una forma de llevar la firma al siguiente nivel es incorporar prácticas organizacionales probadas en los procesos de gestión, además de considerar las prácticas mencionadas anteriormente. Llevar un seguimiento riguroso de los gastos, establecer varios POE o SOP para diversas actividades de gestión y capacitar al personal para maximizar la eficiencia en caso de rotación, como se mencionó previamente, son valiosos recursos para la mejora. Un fortalecido control interno ayuda a alcanzar los objetivos empresariales y suele recomendarse como valor añadido a los clientes, permitiendo a diversas organizaciones, incluyendo a la firma misma, prosperar a largo plazo.
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