La automatización en el ámbito de la auditoría está en constante aumento, focalizándose especialmente en los aspectos relacionados con la automatización de procesos y la minería de procesos. Aunque ciertas prácticas como el análisis de datos se han vuelto comunes, aún se encuentra un margen significativo para alcanzar un nivel óptimo de automatización en beneficio de las tareas de auditoría.
Dentro del ámbito de la auditoría, existen actividades rutinarias que son susceptibles de ser automatizadas. En muchas evaluaciones, se lleva a cabo la extracción y análisis de datos, seguido por el análisis de procesos y controles basado en los resultados obtenidos. Este proceso se complementa con pruebas adicionales y observaciones para identificar debilidades en los controles y proporcionar recomendaciones a la administración. Sin embargo, uno de los desafíos radica en el tiempo que se consume en la preparación de los datos, que incluye la descarga, formateo y procesamiento para generar gráficos, tablas e informes.
Una vez que los datos han sido preparados y procesados, los archivos resultantes generalmente se utilizan para identificar cifras que se desvían de los parámetros normales, conocidas como “banderas rojas”. Estas situaciones pueden indicar posibles incumplimientos normativos o casos de fraude. La identificación de valores atípicos y transacciones inusuales es una actividad repetitiva y operativa que podría beneficiarse de una sistematización más eficiente y asequible.
En el mercado actual, se encuentran disponibles varios proveedores que ofrecen soluciones de automatización de procesos a través de robots (conocido como Automatización de Procesos Robóticos o RPA por sus siglas en inglés). Esta tecnología se enfoca en el uso de software para reducir la intervención humana en tareas informáticas, especialmente aquellas tareas repetitivas que varían mínimamente en cada iteración. Aunque el término “robot” puede evocar imágenes de máquinas industriales, en el contexto de RPA, se refiere principalmente a la automatización de procesos informáticos, a menudo denominados “robots de software”. Esta tendencia busca mejorar la calidad y la productividad en la estrategia de transformación digital de las empresas.
Algunos profesionales de auditoría o firmas comienzan su trayecto de automatización al emplear licencias de prueba y recibir capacitación por parte de proveedores. Esto se lleva a cabo utilizando un proceso rutinario como piloto. Por lo general, los resultados iniciales son positivos. Una vez que se ha automatizado el proceso, el auditor puede ejecutar el trabajo de manera rápida con solo presionar botones o ingresar comandos. Esto libera tiempo valioso para actividades de análisis más profundo. Un simple clic puede permitir al auditor identificar transacciones contabilizadas durante fines de semana o fuera del horario habitual, con valores redondos o cercanos a umbrales de aprobación. Estos factores son esenciales para guiar las labores de auditoría.
Otro campo en el que los auditores pueden enfocarse es la minería de procesos. Esta metodología, similar a la minería de datos, se utiliza para analizar y supervisar los procesos empresariales. Mediante el uso de software especializado, las organizaciones pueden recopilar datos de transacciones y obtener información crucial sobre el desempeño de los procesos internos.
A través del análisis exhaustivo de los datos generados por los sistemas involucrados en un proceso, las soluciones de minería de procesos son capaces de crear modelos integrales de extremo a extremo de dichos procesos. Este proceso consta de tres etapas. En primer lugar, se capturan las actividades realizadas por personas y soluciones automatizadas en la organización. Luego, la minería de procesos convierte estos datos en registros de eventos. Finalmente, la solución proporciona ideas valiosas a las partes interesadas para descubrir nuevos patrones en los procesos.
Esta técnica analítica permite a los usuarios reconstruir, monitorear y mejorar los procesos empresariales en tiempo real, extrayendo datos de archivos de registro del sistema. Un valor añadido de esta aplicación es su capacidad para revisar todas las transacciones de manera exhaustiva, ofreciendo una comprensión objetiva de cómo se lleva a cabo el trabajo, más allá de la perspectiva subjetiva de los individuos involucrados.
Las ventajas de aplicar la minería de procesos en la planificación y ejecución de auditorías son considerables. En un corto período de tiempo, el equipo de auditoría puede obtener una comprensión detallada de diversos aspectos, como los gastos por proveedor y categoría, la cantidad de órdenes de compra emitidas, el envejecimiento de las órdenes de compra pendientes, la conciliación de facturas sin órdenes de compra correspondientes, la detección de órdenes de compra emitidas después de los eventos relevantes, y mucho más. Dado que cada transacción puede ser analizada por entidad, proveedor y comprador, es posible realizar un análisis minucioso utilizando diagramas y flujos de proceso. Esta metodología permite al auditor verificar y explorar rápidamente la existencia de documentos de origen apropiados, profundizar en transacciones específicas, investigar casos particulares y seleccionar muestras representativas.
A pesar de los beneficios evidentes, obtener financiamiento puede presentar un desafío para los líderes de auditoría. Aunque la minería de procesos puede reducir en un 20% el tiempo requerido para realizar una auditoría convencional, gracias a la eficiencia en la recolección de datos y selección de muestras, así como la simplificación de la supervisión continua, persisten ciertas reservas debido a los costos asociados. Sin embargo, el mercado ofrece opciones de proveedores para abordar esta cuestión. Los clientes deben evaluar cuidadosamente los costos frente a los beneficios. Es importante destacar que, para los auditores, los beneficios incluyen un ahorro de tiempo, un análisis más profundo y resultados mejorados. Por tanto, es fundamental que los auditores busquen la automatización de sus procesos en aras de su propio beneficio y en beneficio del campo de la auditoría en su conjunto.
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