La inversión más relevante para cualquier empresa se encuentra en la adquisición de sus activos fijos. Estos elementos son esenciales para el funcionamiento de la organización y su ausencia podría poner en riesgo la operatividad misma de la empresa. Por esta razón, es imperativo que las empresas consideren una serie de aspectos cruciales relacionados con la compra, el mantenimiento, la sustitución, el control, la gestión y las implicaciones financieras que conlleva la posesión de activos fijos.
Políticas y Control
Para garantizar una gestión adecuada de los activos fijos, es esencial la existencia de políticas claras y coherentes en áreas como adquisiciones, transferencias, ventas, depreciación, valoración y registro de estos activos. Estas políticas sirven como guía y establecen un sólido control y registro de los activos en la empresa.
Cumplir con los requisitos normativos es fundamental en este proceso, y para ello, se requiere la formalización de un manual que detalle los procesos de autorización, registro, custodia y asignación de responsabilidades en la gestión de los activos fijos. Este manual actúa como un instrumento de orientación y control, proporcionando directrices claras para las actividades contables, operativas y administrativas de la empresa.
Valoración y Adquisición Responsable
La importancia de los activos fijos para el patrimonio de la empresa, especialmente en lo que respecta a propiedades inmuebles, no puede subestimarse. Por tanto, es crucial que se sometan a valoraciones periódicas realizadas por firmas autorizadas y reconocidas. Además, es esencial clasificar adecuadamente las construcciones en curso para garantizar la coherencia con los métodos y prácticas contables.
La adquisición de activos fijos debe ajustarse al Plan Anual de Compras y Presupuesto de Inversión para asegurar un enfoque ordenado de las necesidades de la organización y evitar decisiones impulsivas o incoherentes con sus objetivos financieros a largo plazo.
Mantenimiento y Protección
El mantenimiento adecuado de los activos fijos es una garantía sólida que permite a la empresa generar mayores ingresos y obtener un mayor respaldo en el mercado financiero. En este sentido, es imperativo que los activos de la empresa estén completamente asegurados, documentados con escrituras y certificados de propiedad, libres de gravámenes y restricciones, al día en los impuestos y utilizados de manera eficiente.
Acciones para un Control Efectivo
Para lograr un control efectivo de los activos fijos, es crucial implementar una serie de acciones concretas:
- Mantener un manual de procedimientos actualizado y compartirlo con todos los involucrados en la gestión de activos fijos.
- Establecer políticas de compra basadas en estándares de calidad, cantidad y puntualidad.
- Implementar pólizas de seguro integral para la gestión y protección de los activos.
- Realizar evaluaciones periódicas, como valorizaciones y depreciaciones.
- Asignar responsabilidades específicas a los empleados de acuerdo con sus funciones.
- Realizar inventarios regulares para verificar la existencia y el uso adecuado de los activos.
- Evitar almacenar activos que no se utilicen en almacén o bodega.
- Llevar registros detallados del parque automotor, incluyendo mantenimiento, combustible, reparaciones y repuestos.
- Mantener equipos de cómputo con licencia y realizar un mantenimiento adecuado.
- Promover un consumo responsable de servicios públicos.
- Considerar la disposición, subasta o donación de inventarios que no sean útiles para la organización.
- Implementar sistemas automatizados de lectura de activos, como códigos de barras.
- Documentar adecuadamente la propiedad a través de títulos, escrituras y certificados.
- Realizar registros contables y conciliaciones regulares con las áreas responsables de la información de origen.
En conclusión, la gestión de activos fijos es un componente esencial de la sostenibilidad empresarial. La inversión en estos activos debe ser cuidadosamente planificada, controlada y mantenida para garantizar el éxito a largo plazo de cualquier organización. La implementación de políticas claras y acciones concretas permitirá a las empresas maximizar el valor de sus activos y mantener un patrimonio sólido.