Las operaciones que involucran terceros e intermediarios conllevan ciertos riesgos, como el lavado de activos y problemas de reputación. En algunas jurisdicciones, se exige que las empresas tengan un programa de supervisión y auditoría para asegurar que estos terceros e intermediarios cumplan con las regulaciones locales. Aunque este proceso puede resultar costoso, un programa eficiente puede ser implementado sin un gran gasto.
Un sólido programa de monitoreo continuo puede incluir la actualización periódica de la debida diligencia realizada en relación con los terceros, la realización de auditorías basadas en riesgos para los intermediarios, capacitación regular y la solicitud de certificaciones anuales de cumplimiento por parte de los terceros. Si se cuenta con los recursos necesarios, es deseable tener un equipo multidisciplinario dedicado a tiempo completo para llevar a cabo estas tareas. De lo contrario, es importante desarrollar un programa de monitoreo y auditoría eficiente que genere información valiosa. Los siguientes componentes son fundamentales para lograrlo:
- Supervisión Continua: Esto implica seguir de cerca las actividades llevadas a cabo con los intermediarios, mediante visitas periódicas, reuniones con su administración y abordando cualquier problema de cumplimiento que puedan enfrentar en el desempeño de sus funciones. La supervisión se enfoca en garantizar que se realice la debida diligencia.
- Monitoreo de Terceros: Se trata de verificar continuamente bases de datos gubernamentales para confirmar que los nombres de los intermediarios no estén en listas restrictivas o identificados por agencias gubernamentales como empresas con problemas significativos de cumplimiento. Esto se puede hacer a través de firmas especializadas o directamente, utilizando herramientas con filtros para evitar falsos positivos.
- Auditoría Basada en el Riesgo de Intermediarios: Las auditorías in situ son la forma más efectiva de determinar si los intermediarios cumplen con las reglas. Sin embargo, para maximizar la eficiencia de los recursos, se recomienda priorizar a los intermediarios según factores de riesgo, como el índice de percepción de corrupción del país en el que operan, su interacción con funcionarios gubernamentales y sus ingresos anuales de ventas. Las auditorías deben estandarizar procesos e informes para mantener bajos los costos.
- Actualizaciones Anuales de la Debida Diligencia y Certificaciones de Cumplimiento: Dado que los intermediarios pueden cambiar de nombre, ubicación o liderazgo, es esencial mantener información actualizada. Una estrategia eficaz es solicitar a los intermediarios que revisen y actualicen un cuestionario de debida diligencia anualmente. Estos cuestionarios actualizados ayudan a mantener una base de datos precisa. También se puede requerir que los intermediarios certifiquen su cumplimiento con la ley y las normas éticas.
En conclusión, aunque un programa de auditoría y monitoreo de terceros e intermediarios no puede detectar todos los actos corruptos, envía un mensaje claro de que la empresa se toma en serio la legalidad y la ética en sus prácticas comerciales. Además, sirve como evidencia de gestión proactiva ante posibles violaciones normativas. Los auditores deben asegurarse de que las empresas implementen medidas para verificar y mitigar los riesgos asociados con terceros e intermediarios. Las consideraciones presentadas en este artículo son valiosas para evaluar este proceso.
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