En el contexto actual, las entidades se enfrentan a un panorama de comunicación que ha experimentado una expansión sin precedentes. El uso generalizado de herramientas como el correo electrónico, las redes sociales y la mensajería instantánea ha revolucionado la forma en que las organizaciones se comunican tanto interna como externamente. En este artículo, exploraremos cómo estas herramientas han influido en diversos sectores, destacando la importancia de la gestión de riesgos en la comunicación empresarial y ofreciendo recomendaciones prácticas para abordar estos desafíos.
El Impacto de las Nuevas Herramientas de Comunicación
Las nuevas herramientas de comunicación han permeado todos los sectores, siendo el sector financiero uno de los que más intensivamente las utiliza. Sin embargo, no se limitan a un ámbito específico, ya que empresas de todos los sectores las han incorporado en mayor o menor medida. Esto se debe, en parte, a la preferencia de los empleados y clientes más jóvenes por utilizar estas herramientas, lo que ha llevado a las organizaciones proactivas a adaptarse y satisfacer esta demanda.
La adopción de estos nuevos canales de comunicación ofrece ventajas evidentes, como la rapidez y eficacia en la comunicación, así como modalidades totalmente nuevas, como el video y la comunicación por voz. No obstante, estas ventajas se ven contrarrestadas por riesgos específicos y la necesidad de esfuerzos para mitigarlos.
La Importancia de la Gestión de Riesgos en la Comunicación Empresarial
El riesgo está presente, independientemente de si los empleados utilizan o no las nuevas herramientas de comunicación, y es especialmente relevante cuando no existen políticas establecidas para abordar estos canales. En ocasiones, las organizaciones optan por prohibir su uso, pero esta medida puede impedir que aprovechen los beneficios de estos nuevos canales y, como resultado, perder una posible ventaja competitiva.
En un entorno de rápido avance tecnológico, es esencial mantenerse a la vanguardia en la utilización de estas herramientas de comunicación. Sin embargo, también es crucial estar preparado para enfrentar los riesgos potenciales que conlleva su adopción.
Recomendaciones Prácticas para la Gestión de Riesgos en la Comunicación Empresarial
1. Enfatizar una actitud preventiva: La prevención es clave para evitar que los mensajes contengan errores y riesgos. Todos los textos, contenidos y archivos deben ser revisados antes de su envío. La detección temprana del riesgo debe ser una prioridad, idealmente antes de enviar un mensaje.
2. Utilizar controles proactivos: En algunos casos, la supervisión simple no es suficiente. Se deben implementar medidas proactivas como la formación de los empleados, la creación de pistas de auditoría y otros recursos para mitigar los riesgos.
3. Establecer políticas claras y explícitas: Las políticas de comunicación deben ser comprensibles para todos en la organización. Deben definir quién puede comunicarse en nombre de la empresa, qué canales están permitidos y qué palabras o frases están prohibidas, entre otras cuestiones relacionadas con las responsabilidades de comunicación en la empresa.
4. Desarrollar políticas específicas para canales particulares: Aunque es importante contar con políticas generales de comunicación, es beneficioso crear políticas específicas para ciertos canales, como las redes sociales y los dispositivos móviles. Cada canal ofrece capacidades únicas, y la organización debe determinar la mejor manera de utilizarlos. A menudo, será necesario complementar las políticas y el control con soluciones tecnológicas de terceros para mantener registros efectivos.
5. No centrarse exclusivamente en el correo electrónico: A menudo, las organizaciones dedican muchos recursos a supervisar el correo electrónico, descuidando otros canales. Es importante dirigir la atención hacia los canales más nuevos que pueden estar siendo pasados por alto, como las redes sociales y los mensajes de texto.
En conclusión, el mundo empresarial actual, la comunicación efectiva es esencial para el éxito. La adopción de nuevas herramientas de comunicación ofrece ventajas significativas, pero también conlleva riesgos que deben ser gestionados adecuadamente. La implementación de políticas claras y medidas proactivas, junto con una actitud preventiva, son fundamentales para mitigar estos riesgos y aprovechar al máximo los beneficios de la comunicación moderna. Los auditores y responsables de la gestión de riesgos deben estar atentos a los desafíos cambiantes en este ámbito y adaptar sus estrategias en consecuencia para garantizar la seguridad y eficacia de la comunicación empresarial.
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