Dentro de los procedimientos comunes en la ejecución de auditorías, se encuentra la práctica de llevar a cabo observaciones de inventarios físicos. Aunque este proceso no implica una complejidad extrema, resulta esencial que el auditor tenga en mente ciertas consideraciones clave para alcanzar los objetivos planteados en esta actividad. A continuación, se presentan algunas recomendaciones de relevancia:
Una recomendación principal (posiblemente la más crucial) radica en que, sin importar el cliente en cuestión, el papel del auditor es meramente observacional, sin intervención activa.
Resulta fundamental identificar de manera clara las ubicaciones de los inventarios, ya que estos pueden estar distribuidos en varios lugares, como almacenes externos a las instalaciones del cliente o puntos de venta.
Se hace necesario revisar los procedimientos establecidos por el cliente. En la medida de lo posible, se debe obtener una copia del manual de inventario del cliente, el cual detalla las políticas y procesos empleados para gestionar el inventario. Luego de su revisión, es conveniente discutir con el cliente cualquier ajuste que pueda considerarse en el procedimiento.
Es útil realizar una inspección de las instalaciones del cliente, especialmente del almacén u otras áreas de almacenamiento, antes de llevar a cabo el recuento físico de inventario. Este paso permite familiarizarse con la disposición y condiciones de las ubicaciones, lo que facilita la labor. Además, es importante vestirse adecuadamente y de manera cómoda para llevar a cabo la tarea.
Es imperativo que los procesos productivos se detengan durante el periodo de toma de inventario físico. En el caso de clientes que sean comerciantes, es esencial que sus tiendas estén cerradas al público durante el recuento.
Se debe evitar cualquier movimiento de inventario durante el proceso de auditoría. El inventario del cliente debe permanecer inmutable hasta que el recuento se complete. No se debe transferir inventario entre tiendas minoristas o instalaciones de fabricación. Esta responsabilidad debe recaer en la gestión, mientras el auditor se mantiene como observador.
El auditor tiene la tarea de asegurar que los empleados sigan los procedimientos preestablecidos. Por ejemplo, se debe verificar que no se cuenten artículos en duplicado, que se incluyan todos los elementos en el inventario y que los recuentos se registren de manera precisa (evitando, por ejemplo, la anotación de 100 artículos como 1,000).
En caso de que los procedimientos no sean seguidos, es posible que se requieran más muestreos y pruebas de los recuentos de los clientes para validar la precisión del inventario final.
Es importante recordar que las mercancías en consignación no deben incluirse en el inventario final con ningún valor. Estos corresponden a artículos que se ofrecen a la venta, y el proveedor solo recibe pago si los artículos son vendidos. Esta práctica es común en sectores como las galerías de arte, donde el inventario para la venta puede ser escaso.
Artículos obsoletos o dañados
Durante la toma de inventario por parte del cliente, es esencial prestar atención a los artículos obsoletos y dañados. Los elementos obsoletos pueden incluir componentes para productos que la empresa ya no fabrica o artículos que no pueden ser comercializados. Por ejemplo, un fabricante de equipos puede no necesitar ciertos procesadores para su nueva línea de productos. Los artículos dañados son aquellos que ya no son funcionales.
Independientemente de la razón, el cliente debe considerar los artículos obsoletos o dañados y reducir su valor al valor neto realizable. En el caso de los artículos dañados, es posible que su valor neto realizable sea de $0 y deban ser descartados del inventario final.
Un cliente puede optar por vender artículos obsoletos con un descuento significativo. En tal caso, debe reducir el valor de inventario de estos elementos para reflejar el precio de venta con el descuento aplicado.
Es esencial también tener en cuenta los riesgos y controles asociados con los inventarios. Enfoque de la auditoría debe centrarse en identificar los riesgos inherentes en el proceso de gestión de inventario y en los controles internos establecidos por la empresa para mitigar estos riesgos. Por lo general, se examinan tres factores de riesgo inherentes en la gestión de inventario: vulnerabilidad al robo, complejidad de los procedimientos de inventario de fin de año y posibles inexactitudes en los registros del periodo anterior. Estos aspectos serán revisados en un artículo futuro.
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