Abordando los Desafíos que Emergen durante una Auditoría y Cómo Superarlos.

Es común que después de concluir su labor, un auditor se cuestione las dificultades que experimentó durante la ejecución. Habitualmente, durante sus tareas, los auditores se topan con diversos problemas que necesitan ser abordados individualmente, independientemente del tipo de revisión que hayan llevado a cabo. Los desafíos principales derivan de los siguientes aspectos:

1. Falta de apoyo de la dirección al programa de auditoría.
2. Deficiencias en la planificación de la auditoría.
3. Auditados con desafíos evidentes.
4. Potencial para mejorar la redacción y divulgación de informes.

Aunque esta enumeración no agota todas las dificultades posibles, proporciona un buen punto de partida para analizarlos y plantear alternativas para afrontarlos de manera efectiva.

Respaldo insuficiente

Cuando un auditor inicia una auditoría, es esencial cuestionarse el propósito detrás de su labor. Las motivaciones pueden ser variadas, desde el cumplimiento normativo hasta razones financieras o solicitudes específicas. Si bien estas son todas razones válidas, es crucial que se comprenda que las auditorías son herramientas empresariales que enriquecen tanto la calidad del sistema como los resultados para los clientes. El desafío radica en comunicar a la alta dirección, CEO y junta directiva que las auditorías constituyen una parte esencial de los procesos empresariales en lugar de una carga molesta que se debe enfrentar con indiferencia.

Una ejecución exitosa de una auditoría demanda el respaldo del equipo directivo, quienes deben contribuir, en la medida de lo posible, a establecer los criterios de auditoría. Es prácticamente un deber para el auditor explicar esto y ayudar a los directivos a comprender la razón detrás de las auditorías. Esto contribuye a que los gerentes confíen en el trabajo de los auditores. A continuación, se presentan algunas formas de motivar a los directivos a respaldar el programa de auditoría:

1. Detallar el costo de las observaciones detectadas durante la auditoría.
2. Explicar las consecuencias de no cumplir con las regulaciones establecidas.
3. Fortalecer y reafirmar la responsabilidad de la dirección en el programa de auditoría.
4. Enviar los informes de auditoría a los líderes correspondientes.
5. Si es viable, incluir a un miembro del equipo directivo en el proceso de auditoría.

Si un auditor logra comunicar a la alta dirección que las auditorías persiguen eficiencias, reducen el riesgo regulatorio, mejoran los procesos y, en última instancia, ahorran dinero a la empresa, es más probable que se obtenga la atención necesaria. La comunicación del auditor principalmente se efectúa a través de los informes de auditoría. Por lo tanto, resulta crucial hacer que estos informes sean destacados. Es recomendable asociar costos a las observaciones en el informe o a riesgos regulatorios específicos. Durante las revisiones de los hallazgos de la auditoría en las reuniones de gestión, se presenta una oportunidad para reafirmar el papel de la dirección en el proceso de auditoría.

Dificultades en la planificación

Los auditores suelen enfrentar dificultades en relación con los cronogramas de auditoría y su preparación. Contratiempos, aplazamientos e imprevistos en viajes pueden llevar a cambios en los planes y fechas. De repente, el auditor se encuentra sacrificando horas de descanso para redactar listas de verificación y preguntas de auditoría en las noches, así como realizando ajustes imprevistos en los viajes y enfrentando dificultades para acceder a cierta documentación del auditado.

La preparación es la etapa más crítica de un programa de auditoría. Por esta razón, aunque exista un cronograma y tiempo designado para realizar el trabajo, resulta recomendable asignar tiempo adicional a la preparación de la auditoría. Comenzar una auditoría sin una preparación, planificación o revisión del proceso dificulta obtener resultados satisfactorios.

Los auditados notan cuando la planificación es insuficiente, ya que pueden recibir preguntas irrelevantes durante las entrevistas, solicitudes inconsistentes de información o enfrentar procedimientos que no son aplicables. Una preparación adecuada permite desarrollar listas de verificación apropiadas, formulación de preguntas adecuadas y una revisión de los procedimientos para evaluar su aplicabilidad antes de dar inicio a la auditoría. A continuación, se presentan algunas pautas para una preparación efectiva de la auditoría:

1. Establecer un período designado para la preparación.
2. Crear listas de comprobación y cuestiones para las entrevistas.
3. Mantenerse alejado de distracciones que puedan afectar otras responsabilidades.
4. Repasar la documentación y antecedentes requeridos.

Manejando a los auditados que presentan resistencia.

Para obtener el máximo provecho de cualquier auditoría, es esencial lograr una interacción exitosa con el auditado mientras se revisan sus procesos, procedimientos y registros. En algunas ocasiones, el auditor puede encontrarse con auditados que presentan comportamientos desafiantes, como aquellos que muestran desinterés por la auditoría, están demasiado ocupados para cooperar, carecen de preocupación por el trabajo o se muestran agresivos debido a interrupciones en sus horarios, entre otros.

Los auditados más difíciles suelen ser aquellos que simplemente no tienen interés en la auditoría. Responden a las preguntas con desgano, limitándose a “Sí” o “No”, sin aportar información valiosa sobre el proceso. Si los auditados desafían constantemente al auditor o no demuestran interés en el proceso, la auditoría tiene poco valor. A continuación, se presentan algunos consejos para enfrentar estas situaciones:

1. Participar en entrenamiento sobre habilidades de comunicación oral y gestual, así como en estrategias para abordar individuos desafiantes.
2. Ser consciente de las disparidades culturales que podrían afectar la comunicación.
3. Destacar ante el auditado las ventajas que la auditoría puede ofrecer a la empresa.
4. Incluir preguntas abiertas en las listas de control para estimular la colaboración.
5. Cuando se enfrenten situaciones complicadas con los auditados, considerar la posibilidad de suspender temporalmente la auditoría.

Sacar partido de las posibilidades al redactar y difundir los informes.

Es común que los informes de auditoría tomen más tiempo del previsto, lo que a menudo resulta en su publicación más tardía de lo deseado. Los informes de auditoría deben ser emitidos de manera formal en un plazo de una semana después de concluir la auditoría, ya que se elaboran con el propósito de comunicar de manera clara los hallazgos al equipo directivo para que puedan tomar decisiones apropiadas. Esto implica una entrega ágil. A continuación, se presentan algunas pautas para agilizar la publicación de informes de auditoría:

1. Emplear un formato de informe de auditoría uniforme que simplifique la incorporación eficaz de hallazgos y sugerencias.
2. Asignar un intervalo de tiempo para elaborar el informe con atención, evitando omitir detalles esenciales, de manera similar a la fase de preparación.
3. Asegurarse de que el informe de auditoría sea difundido en un plazo máximo de una semana después de la conclusión de la labor.
4. Hacer llegar el informe de auditoría al equipo de gestión.

Es crucial entender que el proceso de auditoría está diseñado para ayudar a la organización a identificar problemas antes de que se conviertan en asuntos significativos. Estos problemas podrían llevar a acciones regulatorias por parte de entidades externas o generar costos innecesarios para la empresa. Por lo tanto, el auditor debe esforzarse por obtener el respaldo de la dirección, prepararse adecuadamente, enfrentar desafíos con auditados y comunicar los resultados de la auditoría de manera competente y oportuna.