El papel del auditor en la implementación de planes de acción.

El trabajo de un auditor está marcado por los planes de acción. Desde la planeación general del trabajo hasta la realización de un informe, pasando por los procedimientos y pruebas, casi todo son planes. Por ello es importante conocer, en términos generales, que es un plan de acción y sus componentes, para aplicarlo en la ejecución de una auditoría.

Se suele entender por plan de acción, una secuencia detallada de pasos o actividades que se deben realizar con el propósito de alcanzar uno o más objetivos. Al elaborar un plan de acción deben considerarse las limitaciones y los riesgos de los recursos. En caso de trabajar en equipo, crea un vínculo interesante, ya que cada miembro es consciente tanto de su función, como de la necesidad de proporcionar la información necesaria para asegurar el éxito de la labor.

La implementación de planes de acción conlleva un incremento en la eficacia laboral. En general, estos planes incluyen una lista de tareas y actividades junto con la información siguiente:

• Las actividades que deben ejecutarse.
• La persona encargada de llevar a cabo estas acciones.
• Los plazos y la duración estimada para la realización de las actividades.
• Los recursos requeridos para llevar a cabo estas acciones.
• Las partes interesadas que deben estar informadas sobre qué, cuándo y cómo se llevarán a cabo las acciones.

Es importante notar que esta información debería incluirse en una lista de verificación o un programa de trabajo. Sin embargo, al diseñar un plan de acción, es esencial que cumpla con las siguientes características:

• Integridad: El plan debe detallar exhaustivamente todas las actividades, especificando responsables, fechas, plazos, recursos, comunicación, entre otros aspectos.
• Claridad: Es fundamental que se indique con total precisión quién debe llevar a cabo cada acción, quién es el destinatario de la misma y cuándo se espera obtener el resultado.
• Actualidad: El plan debe reflejar fielmente las circunstancias o el estado actual del asunto para el cual fue concebido.
• Consideración de la complejidad: El plan de acción debe, en la medida de lo posible, prever los riesgos y contingencias que puedan surgir durante su ejecución.
• Difusión: El plan debe ser conocido y compartido con las partes interesadas externas y los miembros del equipo encargados de su ejecución.

Al desarrollar planes de acción, los auditores evidencian  su nivel de profesionalismo y compromiso. El mostrar a las partes interesadas y los miembros del equipo que hay una planeación del trabajo, se genera credibilidad pues evidencia seguridad y dedicación en el auditor por lograr los objetivos, además de generar confianza pues se procura garantizar que se han contemplado los detalles cruciales para ejecutar la labor.

Al interior del equipo y frente a las limitaciones de recursos, mediante un plan, se puede asumir una posición realista en la que es posible identificar que labores pueden ejecutarse y cuales objetivos pueden alcanzarse. Esto contribuye a su vez a lograr eficiencia, pues la planificación facilita una apropiada asignación de tiempos, esfuerzos y recursos.

Para efectos de seguimiento y control, los planes de acción deben contar con mecanismos para asignar prioridades a las tareas y permitir una medición del grado de ejecución. En caso de presentarse alteraciones o distorsiones en fechas o compromisos hay que evaluar las razones que llevaron a esta situación y adoptar los correctivos pertinentes.

Cuando surgen problemas o desafíos durante la ejecución del trabajo de auditoría, un plan de acción se convierte en una valiosa herramienta para identificar soluciones. En este contexto, es importante tener en cuenta las siguientes consideraciones:

• Identificación del problema: Inicialmente, es esencial realizar una evaluación exhaustiva de la situación, explorando todas las posibles contingencias. Se debe recopilar información pertinente y solicitar opiniones y comentarios de las personas involucradas para lograr una identificación precisa del problema, incluso determinando si existe más de uno.
• Recopilación y análisis de datos: La siguiente etapa implica la recopilación y el análisis de datos, circunstancias y hechos de manera imparcial y escéptica, con el objetivo de comprender completamente la situación.
• Clarificación y priorización de problemas: Si se identifican múltiples problemas, es crucial priorizar su resolución considerando su impacto y riesgo respectivos. Esto permite abordar cada problema por separado, facilitando una resolución ágil y completa.
• Establecimiento de objetivos: Las soluciones se componen de objetivos medibles. Para cada problema identificado, se deben definir resultados esperados y métricas apropiadas para evaluar el éxito de la solución.
• Desarrollo de soluciones: Una vez que se ha determinado la solución adecuada, se deben llevar a cabo las actividades necesarias, las cuales deben contar con la aprobación o, al menos, la conciencia de las partes interesadas antes de su implementación.
• Implementación y supervisión: Tras la alineación de las partes interesadas, se procede a implementar las acciones definidas y se establece un mecanismo de supervisión para asegurar la efectividad de la solución.

Estas consideraciones le permiten al auditor si los objetivos fueron alcanzados y si los planes de acción corrigieron los problemas. Esto debe formar parte del aprendizaje y mejora continua en la labor de auditoría.

En conclusión, el trabajo de un auditor se encuentra intrínsecamente ligado a la elaboración y ejecución de planes de acción. Estos planes son fundamentales para llevar a cabo una auditoría de manera eficaz y profesional. Un plan de acción bien diseñado debe ser integral, claro, actual, considerar la complejidad de la tarea y ser difundido entre todas las partes interesadas.